F.3 Kilometeradministratie achteraf opstellen

DGA’s (directeur-grootaandeelhouders) willen graag in mooie auto’s rijden, maar ontvangen daarvoor bij voorkeur geen bijtelling op het loon. Deze bijtelling kan in beginsel slechts worden voorkomen indien sprake is van een verklaring geen privégebruik.

De DGA verplicht zich dan een kilometeradministratie bij te houden waaruit blijkt dat de auto niet voor privédoeleinden is gebruikt. Het is niet het enige bewijsmiddel (vrije bewijsleer), maar een kilometeradministratie is toch de handigste en meest gebruikelijke manier om het vereiste bewijs te leveren. Deze kilometeradministratie geeft vaak aanleiding tot geschillen met de Belastingdienst en fiscale procedures.

Rechters mogen soms naar leuke zaken kijken. Een achteraf opgestelde kilometeradministratie wordt door de inspecteur en de rechter niet (altijd) geaccepteerd.

De procedure over de kilometeradministratie

Een DGA rijdt een auto van de zaak zonder bijtelling. Bij een boekenonderzoek bij de bv wordt geconstateerd dat er geen kilometeradministratie is bijgehouden. Gevolg is een naheffingsaanslag loonheffing van ruim € 10.000 bij de bv (met een verzuimboete van € 500 en ongeveer € 2.000 heffingsrente).

In de bezwaarfase komt de DGA met een kilometeradministratie op de proppen.
De kilometeradministratie wordt niet geaccepteerd en partijen gaan naar de rechter. Voordat de procedure begint, herziet de inspecteur (ambtshalve) de aanslag omdat de cataloguswaarde lager blijkt te zijn.

De rechter stelt dat de bv (feitelijk de DGA) niet overtuigend (achteraf) heeft aangetoond dat er minder dan 500 kilometer (op jaarbasis) met de auto van de zaak is gereden. De kilometeradministratie is achteraf – op basis van een agenda – opgesteld.

De boete wordt opgelegd naar een relatief laag bedrag / percentage, namelijk 5% (artikel 67c AWR / artikel 24a lid 3d BBB), in de huidige tijd zal de boete hoger worden vastgesteld.

Reden waarom de kilometeradministratie wordt verworpen

De inspecteur is van mening dat de kilometeradministratie niet kan kloppen, omdat voor een rit van 43 kilometer in de administratie 430 kilometer is opgenomen. Daarnaast is er nog een rit met een onjuist aantal kilometers. Daarnaast zijn er een aantal bekeuringen (snelheidsovertredingen) opgelegd die niet in de administratie zijn terug te vinden (locatie klopt niet).

Beoordeling fiscaal jurist

De wet (artikel 13bis eerste en tweede lid wet Loonheffing) stelt eenvoudig hoe het werkt met een auto van de zaak. Er moet een bijtelling worden toegepast, tenzij …

Er hoeft geen bijtelling te worden toegepast indien uit een rittenregistratie of anderszins blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. In artikel 3.13 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 staat dan hoe een rittenregistratie eruit moet zien. Hierin moet worden opgenomen:

  • merk, type en kenteken van de auto;
  • periode van terbeschikkingstelling van de auto;
  • per rit:
  • datum;
  • beginstand en eindstand van de kilometerteller;
  • beginadres en eindadres;
  • de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
  • het karakter van de rit.

In deze casus stonden er in de digitale agenda geen kilometerstanden en daarnaast stonden er fouten in de verstrekte kilometeradministratie. Hiermee wordt niet overtuigend aangetoond dat er niet privé met de auto van de zaak is gereden.

Conclusie is dat een agenda wel kan werken als basis voor een kilometeradministratie, maar dan moeten hierin wel de kilometers worden opgeschreven en is het van belang dat de administratie sluit met overige data zoals:

  • bekeuringen;
  • tankbonnen;
  • parkeerbonnen, etc.

Niet iedere fout leidt direct tot de conclusie dat een kilometeradministratie moet worden verworpen. Toch blijft het oppassen!

Bron

Rechtbank Gelderland d.d. 6 augustus 2013. 

Contact

Indien u naar aanleiding van dit artikel vragen heeft, kunt u contact opnemen met:

Marco Bik:                               06 – 36 53 12 63 of m.bik@jongbloed.tv

Dennis van der veen:                06 – 86 86 13 27 of d.vanderveen@jongbloed.tv

Laat je gegevens achter en blijf op de hoogte met tips en inspiratie voor ondernemers.